印鑑証明ってなに？
家や車を購入するとき、ローンを組むときなどに「印鑑証明を用意してください」と言われることがあります。
普段あまり使わない方にとっては、「印鑑証明って何？」「実印の印鑑とは違うの？」「どこでもらえるの？」と疑問に思うことも多いでしょう。
今回は、印鑑証明とはどのようなものなのか、必要になる主な場面や取得方法、実印との関係について分かりやすく解説します。
印鑑証明とは？
一般的に「印鑑証明」と呼ばれているものは、正式には「印鑑登録証明書」といいます。
簡単にいうと、市区町村に登録している印鑑（実印）について、その印鑑が登録されているものであることを証明する書類です。
重要な契約では、書類に押されている印鑑だけを見ても、本当に本人が使用している実印なのか判断できません。
そこで印鑑登録証明書を一緒に提出し、契約書などに押された印影と確認することで、重要な手続きに利用されます。
実印と印鑑証明の違いは？
「実印」と「印鑑証明」はセットで登場することが多いため、同じものだと思われることがあります。
しかし、この2つはまったく別のものです。
・実印：市区町村へ印鑑登録した印鑑
・印鑑証明：登録されている印鑑について証明する書類
つまり、実印は「ハンコ」、印鑑証明は「証明書」です。
印鑑店で「実印用」として販売されている印鑑を購入しただけでは、まだ正式な実印になったわけではありません。
市区町村で印鑑登録の手続きを行うことで、その印鑑を実印として使用できるようになります。
印鑑証明はどんなときに必要？
印鑑証明は、日常的な買い物や一般的な手続きで頻繁に使うものではありません。
主に、大きな金額が動く契約や本人確認が重要となる手続きなどで求められることがあります。
代表的なものとしては、
・不動産の売買
・住宅ローンなどの契約
・自動車の購入、売却
・不動産の登記
・相続に関する手続き
・各種重要契約
・法人に関する一部の手続き
などがあります。
ただし、同じような手続きでも契約内容などによって必要書類は異なります。
「以前は印鑑証明が必要だったから今回も必要」と自己判断せず、提出先に確認するのが確実です。
印鑑証明を取る前に「印鑑登録」が必要
印鑑証明は、印鑑を持っているだけでは発行してもらえません。
まず住民登録をしている市区町村で印鑑登録を行う必要があります。
一般的には、
印鑑を用意する
↓
市区町村で印鑑登録をする
↓
登録した印鑑が実印になる
↓
必要なときに印鑑登録証明書を取得する
という流れになります。
なお、印鑑登録の方法や登録できる印鑑の条件などは自治体によって異なる場合があります。実際に登録するときは、お住まいの市区町村の案内を確認しましょう。
どんな印鑑でも登録できる？
印鑑登録には一定の条件があり、どのような印鑑でも登録できるわけではありません。
例えば自治体によっては、
・印影の大きさが規定外のもの
・ゴムなど変形しやすい素材のもの
・氏名と関係のない文字が入っているもの
・印影が不鮮明なもの
・破損しているもの
などは登録できない場合があります。
また、登録できる文字や印鑑のサイズなどについても規定があります。
実印を新しく作る場合は、事前に自治体の印鑑登録の条件を確認しておくと安心です。
印鑑証明はどこで取得できる？
印鑑登録を済ませていれば、必要なときに印鑑登録証明書を取得できます。
一般的には、
・市役所、区役所、町村役場などの窓口
・自治体の指定する窓口
・コンビニ交付
などがあります。
特に便利なのがコンビニ交付です。
対応している自治体で、利用者証明用電子証明書が有効なマイナンバーカードなど所定の手段を利用できる場合は、対応するコンビニ等のマルチコピー機から印鑑登録証明書を取得できることがあります。
ただし、すべての自治体・すべての状況で利用できるわけではないため、利用前に自治体の案内を確認してください。
「印鑑登録証」と「印鑑証明」は違う
もう一つ間違えやすいのが、「印鑑登録証」と「印鑑登録証明書」です。
名称が似ていますが、それぞれ役割が違います。
印鑑登録証は、印鑑登録をした際に交付されるカードなどです。
一方の印鑑登録証明書は、登録している印鑑について証明するために発行される書類です。
自治体の窓口で印鑑証明を取得する際には、印鑑登録証が必要になることがあります。
「印鑑登録証そのものを提出する」という意味ではないので、混同しないようにしましょう。
印鑑証明に有効期限はある？
印鑑登録証明書そのものについて、全国一律で「発行から○か月」という有効期限が設定されているわけではありません。
ただし、提出先が「発行から3か月以内」などの条件を指定していることがあります。
そのため、以前取得した印鑑証明が手元に残っていても、そのまま使用できるとは限りません。
重要な手続きで提出する場合は、
・何通必要なのか
・発行から何か月以内なのか
・原本が必要なのか
などを事前に確認してから取得すると、取り直しを防げます。
引っ越した場合はどうなる？
引っ越しによって住民登録する市区町村が変わる場合は、印鑑登録にも注意が必要です。
一般的には、別の市区町村へ転出すると以前の自治体での印鑑登録は廃止となり、転入先で必要に応じて改めて印鑑登録を行います。
同じ印鑑を引き続き使用できる場合でも、新しい自治体の登録条件を満たしている必要があります。
引っ越し後に実印を使う予定がある場合は、早めに確認しておきましょう。
印鑑証明の取り扱いには注意しよう
印鑑登録証明書には、重要な情報が記載されています。
また、実印と組み合わせて重要な契約や手続きに使用される書類でもあります。
そのため、
・必要以上に取得しない
・不要になったものを放置しない
・実印と一緒に安易に他人へ預けない
・印鑑登録証も大切に管理する
・コピーや画像を不用意に公開しない
といった点を意識して管理しましょう。
まとめ
印鑑証明とは、正式には「印鑑登録証明書」といい、市区町村に登録している実印について証明するための書類です。
不動産や自動車の売買、ローン、相続など、重要な手続きで必要になることがあります。
ポイントを整理すると、
- 印鑑証明の正式名称は「印鑑登録証明書」
- 取得するには事前に印鑑登録が必要
- 登録した印鑑が実印となる
- 実印と印鑑証明は別物
- 役所などの窓口で取得できる
- 条件を満たせばコンビニ交付を利用できる場合もある
- 提出先から「発行後○か月以内」と指定されることがある
となります。
「実印を作ったから印鑑証明も自動的にできる」というわけではありません。実印を使用する予定がある方は、印鑑の作成だけでなく、市区町村での印鑑登録についても確認しておきましょう。
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